Trello'yu bir süredir kullanıyorsanız, muhtemelen birden fazla kez "Bu harika, ama keşke her şeyi kendi başına yapabilseydi" diye düşünmüşsünüzdür. İşte tam bu noktada, Trello'nun motoru olan Butler devreye giriyor. Trello'da iş akışı otomasyonu Her gün tıklamalardan, hatalardan ve zamandan tasarruf etmenizi sağlar. Doğru kullanıldığında, sıradan bir gösterge panelini gerçek bir üretkenlik merkezine dönüştürebilir.
Butler'a ek olarak, Trello'nun çok sayıda Güçlendirmeler ve entegrasyonlar Bu araçlar, panolarınızı Slack, Google Drive, Jira veya Confluence gibi diğer kaynaklara bağlamanıza olanak tanır. Otomasyon ve harici bağlantıları birleştirerek kapsamlı bir proje yönetim sistemi oluşturabilir, bilgileri merkezileştirebilir ve tekrarlayan, sıkıcı ve düşük değerli görevleri en aza indirebilirsiniz.
Trello nedir ve projeleri yönetmek için neden bu kadar faydalıdır?
Trello, panolara, listeler ve kartlara dayalı görsel bir yönetim aracıdır ve çok popüler hale gelmiştir çünkü Basit, esnek ve hemen hemen her türlü projeye uygunHer pano bir projeyi veya çalışma alanını temsil eder; içindeki listeler genellikle akışı yansıtır (örneğin, Beklemede, Devam Ediyor, Tamamlandı) ve kartlar görevleri, fikirleri veya somut öğeleri temsil eder.
Bu sistem sayesinde bir bakışta görmek çok kolay Ne yapılıyor, kim yapıyor ve her görevin durumu nedir?Trello, ekip projelerini yönetmenin yanı sıra programları planlamak için de kullanılır. toplantıları ve görevleri organize etmekPaylaşılan kaynakları depolamak veya ev işlerini veya kişisel projeleri yönetmek gibi kişisel yaşam için bile kullanılabilir.
En büyük faydalarından biri, e-posta kullanımını büyük ölçüde azaltmasıdır, çünkü Çalışmaların iletişimi ve dokümantasyonu kartlar üzerinde yoğunlaşıyorHer kartta yorumlar, ekler, son kullanma tarihleri, etiketler, kontrol listeleri ve atanmış üyeler bulunabilir; böylece sonsuz ve dağınık e-posta zincirlerinin önüne geçilir.
Daha hızlı çalışmak için klavye kısayolları ve gelişmiş aramalar
Butler'ın otomasyonuna dalmadan önce, her eylemde size saniyeler kazandıran ve çok fazla zaman kazandıran bazı temel özelliklerden faydalanmakta fayda var. Bunlardan ilki, Trello klavye kısayollarıfareye neredeyse hiç dokunmadan hareket etmenizi ve hareket etmenizi sağlar.
Yaygın olarak kullanılan bir örnek anahtardır Gösterge paneli menüsünü açan B Erişiminiz olan herhangi bir panoyu hızlıca bulmak için Trello, kartları arşivlemekten listeler arasında taşımaya ve panolar arasında geçiş yapmaya kadar uzun bir kombinasyon listesi sunar. Hepsini ezberlemenize gerek yok, çünkü kapatma soru işareti tuşuna (?) bastığınızda bir tüm kullanılabilir kısayolların bulunduğu pencereböylece bunları yavaş yavaş rutininize dahil edebilirsiniz.
Bir diğer güçlü numara ise Trello içinde gelişmiş aramalarSadece bir kelime yazıp bitirmek yeterli değil; özel operatörleri kullanarak kartları büyük bir hassasiyetle filtreleyebilirsiniz. Örneğin, belirli bir panodaki, belirli bir listedeki, belirli bir ekip üyesine atanmış veya belirli bir tarih aralığında son kullanma tarihi geçen kartları arayabilirsiniz.
Ayrıca gerçekleştirebilirsiniz belirli terimleri hariç tutmak için olumsuz aramalarBir projede benzer adlara sahip birçok kart olduğunda bu özellik inanılmaz derecede kullanışlıdır. Bu filtreler sayesinde, büyük bir tahtada kaybolan bir kartı bulmak baş ağrısından saniyeler sürer ve görünümleri istediğiniz zaman ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz.
Trello'nun diğer basit zaman kazandıran özellikleri
Kısayollar ve aramalara ek olarak Trello, akıllıca kullanıldığında size olanak sağlayan birkaç çok basit özellik içerir. manuel görevleri azaltın ve daha rahat çalışınBunlardan biri, metin listeleri, elektronik tablolar veya e-postalar gibi mevcut içeriklerden birden fazla kart oluşturma yeteneğidir.
Bir belgede veya e-postada yapılacaklar listeniz olduğunu düşünün; bunları tek tek kopyalamak yerine bir karta yapıştırabilir veya entegrasyonları kullanabilirsiniz. Her satır otomatik olarak bağımsız bir kart haline gelir.Bu, Trello dışında çok fazla bilginin yazıldığı bir projeye başladığınızda mükemmeldir.
Ayrıca, bunu yapabilmek de son derece faydalıdır. ilgili panoları ve kartları ekleyin Bir proje diğerine bağlıysa veya başka panolara bağlı görevleriniz varsa, bunları birbirine bağlayın; böylece ekip, bağlantıları aramakla zaman kaybetmeden bir panodan diğerine geçebilir. Bu, bilgilerin birbirine bağlı kalmasına yardımcı olur ve her görevin bağlamını daha iyi anlamanızı sağlar.
Bir diğer ilginç seçenek ise listeleri veya panoları takip etmektir (izlemektir). Bu şekilde İlginizi çeken etkinlik hakkında bildirimler alın. Bu kartlardan doğrudan sorumlu kişi olmasanız bile. Her göreve aktif olarak katılmadan bilgi sahibi olması gereken yöneticiler, proje yöneticileri veya iş arkadaşları için idealdir.
Trello Güçlendirmeleri nelerdir ve panolarınızı nasıl geliştirirler?
Güçlendirmeler, panolara ekstra özellikler ekleyen ve Trello'yu çok daha güçlü bir platform haline getiren eklentilerdir. Esasen, bunlar Trello'nun temel yeteneklerini genişleten entegrasyonlar ve uzantılar, süreçleri otomatikleştirmenize, diğer uygulamaları bağlamanıza veya bilgilerin görselleştirilmesini iyileştirmenize olanak tanır.
Güçlendirmelerle şunları yapabilirsiniz: takvimleri senkronize edin, dosyaları yönetin, verileri analiz edin veya iletişim araçlarını entegre edinAmaç, bir projeyi takip etmek için uygulamadan uygulamaya atlamanıza gerek kalmaması, bunun yerine panonun ekibin ihtiyaç duyduğu her şeyin bulunduğu merkezi bir merkez haline gelmesidir.
En büyük güçlerinden biri özelleştirmedir: her takım yalnızca ihtiyaç duyduğu Güçlendirmeleri etkinleştirebilir, böylece Trello belirli iş akışlarına uyum sağlar Ekibi araca uyum sağlamaya zorlamak yerine. Bu sayede bir pazarlama ekibi, bir müşteri hizmetleri ekibi ve bir geliştirme ekibi, Trello'yu aynı temelde çok farklı şekillerde kullanabilir.
Trello'yu Güçlendirmelerle özelleştirmenin avantajları
Trello'yu Güçlendirmelerle özelleştirmek birçok açıdan avantaj sağlar. Birincisi, bilgiyi görme ve analiz etme şeklinizi iyileştirinÖrneğin, analitik ve gösterge paneli Power-Up'ları ile kartları karar vermeyi kolaylaştıran görsel raporlara, grafiklere veya kontrol panellerine dönüştürebilirsiniz.
Diğer yönlerden, Güçlendirmeler iletişimi kolaylaştırır, çünkü Trello'yu mesajlaşma ve iş birliği araçlarıyla bağlayın Slack veya Microsoft Teams gibi. Bu, platformlar arasındaki sürtüşmeyi azaltır ve işin birçok farklı siteye "dağıtılmış" olduğu hissini ortadan kaldırır. Her şey açık ve düzenli bir şekilde birbirine bağlanır.
Süreç odaklı Güçlendirmeler eklediğinizde üretkenlik de fırlar. uzaktan çalışma için çok faydalı bir şeyButler veya Takvim gibi, çünkü izin veriyorlar Tekrarlayan görevleri otomatikleştirin, önemli tarihleri düzenleyin ve her şeyi manuel olarak izlemek zorunda kalmadan son tarihleri yönetin.Kısacası, Güçlendirmeler Trello'yu her takım için bir tür yapılandırılabilir İsviçre çakısı haline getiriyor.
Dış araçların entegrasyonu: işin merkezileştirilmesi
Günümüz takımlarının en büyük sorunlarından biri, özellikle de çok fazla araçla aynı anda çalışmalarıdır. uzaktan proje yönetim araçlarıE-posta, sohbet, dosya yöneticisi, CRM, dokümantasyon platformu vb. Bu, bilginin parçalanmasına ve daha karmaşık bir koordinasyona yol açar. İşte tam da bu noktada Güçlendirmeler öne çıkar. Harici araçların Trello ile entegrasyonu.
Trello'yu şu uygulamalarla bağlama: Google Drive, Slack, Confluence Cloud veya JiraBu, panoyu tüm önemli verileriniz için merkezi bir merkez haline getirir. Örneğin, bir karttan bir Drive belgesi açabilir, bir Jira sorununun durumunu kontrol edebilir veya Trello'dan ayrılmadan bir Confluence sayfasına erişebilirsiniz.
Bu merkezileşme, ekibin Dağınık bilgileri aramak için daha az zaman harcayın ve işin kendisine odaklanmak için daha fazla zaman. Dahası, herkes soru sormaya veya sekmeler arasında gezinmeye gerek kalmadan panodaki önemli öğelerin mevcut durumunu görebildiği için koordinasyon hataları azalır.
Öne Çıkan Güçlendirmeler: Slack, Google Drive, Confluence, Jira ve diğerleri
Mevcut çok sayıda Güçlendirme arasındaBazıları, özellikle otomasyon iş akışlarıyla birleştirildiğinde, birçok ekip için neredeyse vazgeçilmez hale gelmiştir:
Güçlendirme Slack, konuşmaları Trello kartlarına bağlamanıza olanak tanır.Slack kanallarına kart gönderebilir, belirli bir kanalda Trello etkinlik bildirimleri alabilir veya ayarlarınıza bağlı olarak doğrudan Slack üzerinden kart oluşturup güncelleyebilirsiniz. Böylece ekibiniz, panolarını güncel tutarken her zamanki sohbet ortamında kalabilir.
Güçlendirme ile Google Drive, dosyaları ve klasörleri doğrudan kartlara eklemenize olanak tanırBelge önizlemelerini görüntüleyin ve Trello'dan her zaman en son sürüme erişin. Bu özellik, teklifler, sunumlar, gereksinim belgeleri veya devam eden bir göreve bağlanması gereken herhangi bir dosya için oldukça kullanışlıdır.
İle entegrasyon Confluence Cloud çok güçlü bir dokümantasyon katmanı eklerConfluence sayfalarını kartlara bağlamanıza, Trello'dan yeni sayfalar oluşturmanıza ve panodan ayrılmadan bilgi kaynaklarına erişmenize olanak tanır. Süreçlerini ve projelerini Confluence'ta belgeleyen ekipler için bu bağlantı, her göreve değerli bir bağlam katar.
Son olarak, Güçlendirme Jira, çevik veya yazılım geliştirme ekipleri için önemlidirSorunları, destanları ve görevleri her iki platform arasında senkronize eder, böylece Trello'da Jira öğelerinin güncel durumunu, bunların kime atandığını ve ilerlemelerini görebilir, Jira'daki tüm birikmiş işleri her gün kontrol etmenize gerek kalmaz.
Üretkenlik ve organizasyona odaklanan başka Güçlendirmeler de var, örneğin: Kartlara belirli bilgiler eklemek için özel alanlar, Tekrarlayan görevleri otomatik olarak oluşturmak için Kart Tekrarlayıcı veya son tarihleri ve teslim tarihlerini daha yönetilebilir bir zaman görünümünde görüntülemek için Takvim.
Power-Ups dizini: 200'den fazla uzantı
Trello'nun iki yüzden fazla resmi uzantıya sahip bir dizini vardır; buna ek olarak Geliştirici topluluğu tarafından oluşturulan GüçlendirmelerBu katalog, kullanım durumunuza göre ihtiyacınız olanı bulmanızı kolaylaştıracak kategorilere göre düzenlenmiştir.
| Kategori | tanım | Örnekler |
|---|---|---|
| Analiz | Hedefe yönelik araçlar analitik ve raporlama yeteneklerini geliştirmek panolarınızın. | Gösterge panoları, görsel raporlar, ölçüm panelleri |
| İletişim | Entegrasyonlara odaklanıldı ekip etkileşimini ve iş birliğini kolaylaştırmak. | Slack, Microsoft Teams, sohbet ve görüntülü arama araçları |
| Verimlilik | Güçlendirmeler için tasarlandı görevleri daha iyi organize edin ve süreçleri otomatikleştirin. | Butler, Takvim, özel alanlar, kart tekrarlayıcıları |
Bu kategoriler sayesinde, tüm listeyi incelemenize gerek kalmadan ihtiyacınız olan Güçlendiriciyi bulmanız çok kolay. Ayrıca, araç türüne veya sektöre göre filtreler uygulayabilirsiniz; bu da Trello'yu ekibinizin iş akışına uyacak şekilde yapılandırın Oldukça hızlı bir şekilde.
Gösterge panelinizde Güçlendirmeleri nasıl etkinleştirebilir ve yönetebilirsiniz?
Trello'da bir Güçlendirmeyi etkinleştirmek oldukça basit bir işlemdir. Herhangi bir panodan yan menüyü açıp Güçlendirme bölümüne erişebilirsiniz. Yeni entegrasyonlar eklemek için "Power-Ups"Oraya vardığınızda tam dizini göreceksiniz ve isme göre arama yapabilir veya kategoriye göre filtreleme yapabilirsiniz.
İlginizi çeken Güçlendirmeyi bulduğunuzda, sadece ilgili seçeneğe tıklayın "Power-Up Ekle" seçeneğine tıklayın ve kurulum adımlarını izleyinBunlar genellikle harici hizmet hesabına (örneğin Google hesabınız, Slack vb.) erişimi yetkilendirmeyi ve bazı temel tercihleri ayarlamayı içerir.
Herhangi bir zamanda çalışma parametrelerini değiştirmek veya Güçlendirmeyi devre dışı bırakmak isterseniz, menüye dönebilirsiniz. Gösterge Paneli "Power-Ups" ve her entegrasyon için ayarlara erişimBuradan seçenekleri değiştirebilir, bağlı hesapların bağlantısını kesebilir veya artık ihtiyacınız olmadığında uzantıyı devre dışı bırakabilirsiniz.
Trello'nun ücretsiz sürümünde, her panoda aynı anda yalnızca bir etkin Güçlendirme olabileceğini unutmayın. Birden fazla Güçlendirmeyi aynı anda kullanmak için, Ödeme planlarından birine abone olmak gerekiyor (Standart, Premium veya Enterprise gibi). Bu planlar genellikle Butler otomasyonları ve diğer gelişmiş özellikler için daha yüksek kullanım sınırları da içerir.
Trello'da tekrarlayan görevleri otomatikleştirin
Trello'da günlük olarak gerçekleştirdiğimiz eylemlerin çoğu tekrarlayıcıdır: kartları listeye taşıma, üye atama, son tarihler ayarlama, etiket ekleme, tamamlanan görevleri arşivleme vb. Bu tür süreçleri otomatikleştirmek, en iyi yollardan biridir. zamandan tasarruf edin ve insan hatasını en aza indirin proje yönetiminde.
Bazı otomasyonlar, Kart Tekrarlayıcı gibi basit Güçlendirmelerle elde edilebilir. yinelenen görevleri otomatik olarak oluştur (örneğin, ay sonu kontrol listesi) veya diğer uygulamalardaki etkinliklerden (Gmail e-postası, Evernote notu, Google Takvim etkinliği, vb.) kart oluşturmanıza olanak tanıyan Zapier veya IFTTT gibi harici araçlar aracılığıyla.
Ancak, Trello'daki otomasyonun gerçek anahtarı Butler'dır. Bu sistem, programlama bilgisi olmayan herkesin... belirli eylemlere yanıt olarak otomatik olarak çalışan kuralları ve komutları tanımlayın Yani, çalışma şeklinizi bir tür "eğer bu olursa, şunu yap" haline getirin.
Butler: Trello'nun otomasyon motoru
Butler, Trello'ya entegre edilmiş ve kartlar, listeler ve tüm panolar için kurallar, düğmeler ve otomasyonlar oluşturmanıza olanak tanıyan bir araç paketidir. Temel amacı: Tekrarlayan manuel görevleri ortadan kaldırın ve ekibin iş akışını kolaylaştırınböylece mekaniğe değil içeriğe odaklanabilirsiniz.
İlginç olan, Butler'ın "bu olduğunda şunu yap" gibi ifadeleri doldurduğunuz bir sihirbaz tipi arayüz kullanmasıdır. Kod yazmanıza gerek yok; sadece Tetikleyicileri ve eylemleri siz seçersiniz Açılır menülerde. Bu, herkesin teknik ekibe ihtiyaç duymadan otomasyon tasarlamasına olanak tanır.
Butler, panoyu otomatikleştirmenin birkaç yolunu sunuyor: belirli eylemler tarafından otomatik olarak tetiklenen kurallar, bir düğmeye basılarak başlatılan kart veya tahta komutları ve tarih veya zaman aralığına göre planlanan otomasyonlar. Tüm bunlar aynı tetikleyici ve eylem mantığı kullanılarak yapılandırılır.
Butler'ın kuralları ve emirleri nasıl işliyor?
Butler ile bir kural oluşturmanın başlangıç noktası tetiği tanımlaÖrneğin, "bir kart X listesine taşındığında" veya "bir karta belirli bir etiket eklendiğinde". Olay belirlendikten sonra, Butler'ın daha sonra ne yapması gerektiğine karar verirsiniz ve bir veya daha fazla eylemi birbirine bağlarsınız.
Örneğin, Butler'a şunu söyleyebilirsiniz: Bir kart "Tamamlandı" listesine taşındığında otomatik olarak arşivlenir.Standart bir mesaj içeren bir yorum ekleyin ve son teslim tarihini kaldırın. Böylece, birisi bir görevi tamamlandı olarak işaretlediği anda, Butler her şeyi toparlayıp organize eder ve kimsenin manuel olarak yapmasına gerek kalmaz.
Başka bir olasılık da yaratmaktır kartlarda veya tahtada belirli bir eylem dizisini gerçekleştiren düğmeler"İncelemeye hazırlan" adlı bir buton düşünün. Bu butona basıldığında, kart sorumlu bir kişiye atanır, "İnceleniyor" listesine taşınır ve izlenecek adımları içeren bir kontrol listesi eklenir. Tek bir tıklamayla, daha önce tek tek uygulanan birkaç adım gerçekleştirilebilir.
Butler ayrıca planlamaya da izin veriyor periyodik veya tarih bazlı eylemlerBu, süresi dolmuş kartları günlük olarak kontrol edip "Acil" listesine taşıma veya bir kanala haftalık özet gönderme gibi özellikleri içerir ve diğer araçlarla entegre olur. Bu, kritik görevleri takip etmenize ve minimum çabayla düzenli bir pano oluşturmanıza yardımcı olur.
Butler'ın plana göre otomatik önerileri ve sınırlamaları
Butler'ın bir diğer ilginç özelliği ise Trello'yu nasıl kullandığınızı analiz etmesi ve önerilerde bulunmasıdır. En sık tekrarladığınız eylemlere dayalı otomasyon önerileriÖrneğin, kartların durumları değiştiğinde onları sürekli olarak belirli bir listeye taşıyorsanız, Butler bunun otomatik olarak gerçekleşmesi için bir kural önerebilir.
Bu öneriler otomasyonların kurulumunu büyük ölçüde basitleştirir, çünkü Her şeyi sıfırdan icat etmenize gerek yok.Sistem, desenleri kendisi algılıyor ve size sadece kendi zevkinize göre ayarlamanız gereken yarı yapılmış seçenekler sunuyor.
Kullanılabilirlik açısından, Butler'ın temel seçenekleri, ücretsiz sürümdekiler de dahil olmak üzere tüm Trello kullanıcıları için geçerlidir. Ancak, Business Class, Premium ve Enterprise planları şunları içerir... daha gelişmiş yetenekler, daha yüksek kullanım sınırları ve daha güçlü otomasyonlara erişimBu, günlük operasyonlarında otomasyona büyük ölçüde güvenen ekipler için önemlidir.
Harici uzantılar ve konektörler: Zapier, IFTTT ve daha fazlası
Trello ekosistemi, resmi Power-Up'lar ve Butler'ın yanı sıra tarayıcı uzantıları, özel eklentiler ve Zapier ve IFTTT gibi bağlayıcılarla genişliyor. Bu araçlar, Diğer uygulamalardaki olaylara göre kartların oluşturulmasını ve güncellenmesini otomatikleştirin İşyerinizde kullandığınız.
Örneğin, Gmail'de belirli bir etikete sahip bir e-posta aldığınızda her seferinde bir iş akışı oluşturacak şekilde bir iş akışı ayarlayabilirsiniz. belirli bir Trello panosunda yeni bir kartAyrıca Evernote notlarından, yeni Google Takvim etkinliklerinden veya diğer platformlardaki formlardan otomatik olarak kart oluşturmak da mümkündür.
Bu tür entegrasyonlar, Trello'yu dijital ortamınızda gerçekleşen tüm önemli olaylar için merkezi bir merkez haline getirerek manuel müdahale ihtiyacını ortadan kaldırır. Butler ve dahili Güçlendirmelerle birlikte, Ekibinizin gerçekliğiyle uyumlu, çok kapsamlı bir otomasyon sistemi kurabilirsiniz..
Ücretsiz sürümün kısıtlamaları ve ücretli planların avantajları
Trello'nun ücretsiz sürümüyle çalışmak, otomasyonlar ve Güçlendirmeler ile denemeler yapmaya başlamak için fazlasıyla yeterli, ancak sınırlamalarının farkında olmakta fayda var. Daha önce de belirtildiği gibi, Her panoda yalnızca bir adet aktif Güçlendirmeye izin verilir. Ücretsiz planda, ücretli bir plana geçmek istemiyorsanız en önemli entegrasyonu dikkatlice seçmeniz gerekiyor.
Butler ayrıca şunları da yaptı: Hesap türüne bağlı kullanım limitleriBu, hem yürütülebilecek komut sayısı hem de aylık eylem hacmi için geçerlidir. Kişisel kullanım veya otomasyonu az olan küçük ekipler için genellikle yeterlidir, ancak ekibiniz iş akışının büyük bir bölümünü otomatikleştirmek istiyorsa, muhtemelen ücretli planlardan birini değerlendirmeniz gerekecektir.
Daha yüksek bir plana yükseltme, pano başına birden fazla Güçlendirmeyi etkinleştirmenize, Butler sınırlarını artırmanıza, ek görünümlere (Zaman Çizelgesi, Tablo, Pano vb.) erişim sağlamanıza ve işletmeler için daha fazla yönetim ve güvenlik seçeneği sunmanıza olanak tanır. Trello'ya büyük ölçüde güvenen ekipler için: proje yönetimi ve günlük koordinasyonBu ekstralar büyük fark yaratabilir.
Gördüğünüz gibi Trello, Butler ve doğru Güçlendirmelerle şunları yapabilirsiniz: basit bir tahtayı dönüştür Ekipleri koordine etmek, süreçleri otomatikleştirmek ve bilgileri merkezileştirmek için güçlü bir platformdur. Kısayolları, gelişmiş aramayı, harici entegrasyonları ve akıllı kuralları bir araya getirerek, rutin görevlerin otomatik olarak gerçekleştirildiği ve ekibinizin gerçekten değer katan şeylere odaklanmasını sağlayan bir çalışma ortamı yaratabilirsiniz. Bu kılavuzu paylaşın ve daha fazla kullanıcı Trello ve Butler hakkında her şeyi öğrensin.
